Politique de protection des données à caractère personnel

Dans le cadre de la navigation sur le site https://www.cedalkiaso.com,via le Logiciel de gestion d’œuvres sociales (ci-après « le Site »), le CSE DALKIA SO est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.

La présente Politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles du CSE DALKIA SO (ci-après « vous »), les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « Données Personnelles »), sur le Site, par le CSE DALKIA SO, agissant en qualité de responsable du traitement.

Dans le cadre de la navigation sur la Plateforme MEYCLUB, accessible par connexion directe ou via le Site, PROWEBCE est responsable du traitement. Une politique de protection des données décrit les traitements effectués par PROWEBCE dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme : LIEN VERS LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE MEYCLUB

1.  Données collectées et traitées

Conformément au principe de minimisation, CSE DALKIA SO ne collecte que les Données Personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Le CSE DALKIA SO peut recueillir des Données Personnelles vous concernant, directement auprès de vous par le biais d’un formulaire papier ou lors de la saisie d’informations en ligne sur votre espace « Ma fiche ».

Les données collectées et traitées par le CSE DALKIA SO, pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes :  

a) Pour l’identification de l’employé :

– matricule interne, nom, nom de naissance, prénom, photographie (facultatif), sexe, date de naissance, coordonnées personnelles ou professionnelles (mail, téléphone, adresse postale) ;

b) Pour la situation familiale :

– situation matrimoniale ;

– personnes à charge/ayants droit : nom, prénom, sexe, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants ;

– copie du livret de famille lors de la création initiale du compte et à chaque modification de la situation familiale ;

c) Pour les éléments professionnels :

– date d’embauche, service, statut, centre de rattachement et date de sortie également ;

– bulletin de salaire OU copie du contrat de travail demandé à la création du compte du bénéficiaire et conservé dans son dossier (haut du bulletin)

d) Pour la situation financière :

– montants de revenus d’activité (avis d’imposition du salarié et du conjoint le cas échéant) ;

– références du compte bancaire afin de réaliser des virements liés aux remboursements de prestations.

Le recueil des informations relatives à votre situation financière est facultatif.
Dans le cadre de la mise en place d’un système de quotient familial permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, votre contribution s’élèvera au montant le plus élevé.

e) Pour les prestations offertes :

– voyages du CSE : pièce d’identité des participants ;

– participation aux vacances enfants : copie de la facture originale indiquant l’identité et coordonnées du bénéficiaires, la nature de la prestation ainsi que le montant ;

– locations de vacances : date du séjour ainsi que le bon de séjour remis par l’organisme ;

– participation aux factures (culture, sport, vacances …) : copie de la facture originale indiquant l’identité et coordonnées du bénéficiaire, la nature de la prestation ainsi que le montant ;

– chèques cadeaux liés aux évènements (naissance, mariage, retraite …) : document justificatif lié à l’évènement ;

– aide décès : document justifiant du décès ;

f) Pour le secours exceptionnel :

– A la demande d’un bénéficiaire un dossier d’endettement est constitué par le bénéficiaire. Dans ce dossier divers documents (factures, impayés, interdit BDF, relevés de comptes…) du bénéficiaire et le cas échéant du conjoint sont transmis afin de justifier du bienfondé de la demande ;

2.  Finalités de traitement des Données

Les traitements de Données Personnelles mis en œuvre par le CSE DALKIA SO, peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :

  • Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…
  • Gestion de la comptabilité: établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires…
  • Gestion des prestations d’œuvres sociales: gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions …

Œuvres sociales pouvant être proposées :

  • chèques-cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie-spectacles et loisirs, voyage et séjours, activités sportives … ;
  • participation aux frais liés aux vacances des enfants ;
  • proposition d’offres promotionnelles ;
  • Communication : envoi, par courriel ou courrier, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements…
  • Gestion de la messagerie interne du CSE 
  • Respect de la réglementation en vigueur

3.  Durée de conservation

Le CSE DALKIA SO ne conserve les Données Personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.

Le CSE DALKIA SO est amené à conserver certaines de vos Données Personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :

  • Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
  • Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’œuvres sociales  (exemple : contrat de mariage, acte de naissance, etc.) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF ;
  • Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) sont conservées au minimum trois (3) ans, en plus de l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans.

4.  Destinataires des Données 

Les destinataires des Données Personnelles traitées par le CSE DALKIA SO sont :

  • PROWEBCE aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du Site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution, et de création de votre compte sur la plateforme Meyclub.
  • Organismes gestionnaires des chèques vacances et des chèques cadeaux du CSE auxquels sont transmis des fichiers de commandes nominatifs afin que les bénéficiaires demandeurs reçoivent leurs chèques vacances/cadeaux.
  • Organismes gestionnaires des voyages auxquels le CSE transmets les informations personnelles obligatoires à la réalisation du voyage pour les participants.
  • Banque du CSE aux fins de réalisation de virements auprès des bénéficiaires afin qu’ils reçoivent le remboursement CSE des factures présentées.
  • Expert-comptable du CSE aux fins d’expertise et de certification des comptes du CSE.
  • Sous-traitant informatique aux fins de gestion du parc informatique du CSE et à la sécurité de celui-ci.
  • Organismes réalisant des ventes de produits OU activités divers auxquels le CSE peut transmettre une liste nominative des inscrits/commandes

5.  Sécurité des Données

Le CSE DALKIA SO s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les Données Personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.

Le CSE DALKIA SO veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les Données Personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les Données Personnelles la formation nécessaire en matière de protection des Données Personnelles.

6.  Droits des personnes concernées

Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux Données Personnelles vous concernant, auprès du CSE DALKIA SO en envoyant votre demande :

  • par courriel à l’adresse : csedalkiaso@gmail.com
  • par courrier postal à : CSE Dalkia SO, 10 quater avenue Neil Armstrong 33700 MERIGNAC

Concernant les traitements liés à l’utilisation de la Plateforme MEYCLUB, vous pouvez exercer vos droits auprès de PROWEBCE :

  • par courriel à l’adresse : rgpd-dpo@prowebce.com
  • par courrier postal à : PROWEBCE - Délégué à la protection des données personnelles – 166 – 180 Boulevard Gabriel Péri 92240 Malakoff)

7.  Actualisation des Données transmises

Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

8.  En savoir plus

Pour en savoir plus sur notre Politique de protection des Données Personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante : csedalkiaso@gmail.com .

9.  Modification de la Politique de protection des données

Le CSE DALKIA SO est susceptible de modifier cette Politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.